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Qual a diferença entre usar planilhas e softwares para gestão de telecom?

Gerenciar gastos e inventariar recursos – em telecom, dispositivos móveis ou não, linhas e outros aparelhos – não é uma tarefa simples. Ao mesmo tempo, é uma das mais importantes atividades para cuidar do que é da empresa, evitando desperdício, garantindo manutenção adequada e tendo total controle do patrimônio. Mas qual a melhor forma de fazer isso? Ainda é comum o uso de planilhas, algo nem sempre recomendado: principalmente quando se dispõe de métodos mais modernos e eficazes. Hoje, nos propomos a falar um pouco sobre as diferenças entre usar planilhas e softwares de TEM (Telecom Expense Management).

Utilizando planilhas

Como já falamos algumas vezes, de forma mais básica, aqui no blog, o uso de planilhas para inventariar e gerenciar gastos pode não ser uma boa ideia. Mas por quê? Eis alguns dos motivos:

1 – Processo manual: como nas planilhas todos os dados devem ser inseridos manualmente, o processo é muito mais suscetível ao erro. Dependendo do tamanho da empresa e de suas necessidades, imagine colocar na planilha todas as informações de faturas, com muitos dados numéricos, onde pequenos erros podem fazer grande diferença e desperdiçar dinheiro!

2 – Mais trabalho: Tratando-se de um processo manual, fica óbvio: é muito mais trabalhoso do que utilizar um software específico para esse fim. Pode ser necessário designar ou até contratar alguém exclusivamente para o serviço.

3 – Mais caro: Se o processo é operacionalmente mais complicado, é quase certo que serão envolvidos mais gastos. Seja designando alguém exclusivamente para a tarefa ou inserindo-a na rotina de trabalhos, é um esforço a mais que toma o tempo – e os recursos – de atividades que seriam mais rentáveis e aproveitáveis.

Utilizando softwares de TEM (Telecom Expense Management)

Com a tecnologia a favor da gestão, softwares de gestão em telecom são uma opção para automatizar os processos nessa área, trazendo inúmeros benefícios.

1 – Processo automático: Após inserir os dados de inventário, todo o trabalho de gestão dos ativos de telecom é automatizado, evitando desperdício com linhas e aparelhos em desuso, por exemplo. As faturas, em formato digital, são gravadas e analisadas, com geração de gráficos e relatórios baseados nesses indicadores.

2 – Trabalho otimizado: Com as informações reunidas pelos softwares de TEM, controlar os custos e descobrir opções mais adequadas de planos de telecom fica muito mais fácil e rápido.

3 – Mais economia: Ao utilizar softwares de TEM, a empresa economiza nas contas, pois a automatização acaba com problemas de multas e os indicadores mostram onde há gastos desnecessários. Além disso, o custo dos sistemas costuma ser mais baixo do que a contratação de pessoal exclusivo para o gerenciamento manual. E o principal: o valor economizado será bem maior do que o custo do software.

Imagem cortesia de ratch0013 / FreeDigitalPhotos.net

TWM - Telecom Web Manager

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