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Gastos com impressão: entenda como mudar sua gestão para reduzir despesas

Imprimir somente o necessário é algo que deveria estar intrínseco no comportamento de todos. Em tempos que praticamente tudo está - ou pode estar - anexado em nuvem, essa consciência de economia é obrigatória. Além da redução de gastos materiais, a economia com gastos de impressão também está ligada a preocupação socioambiental da empresa.

Num papel gerencial, para comandar a redução de despesas com esse item, é primordial que o responsável conheça quais são as características e necessidades de impressão da empresa. Ou seja, é preciso entender desde qual setor realmente precisa ter papéis impressos até qual setor não tem necessidade alguma de fazer impressões. Nesse sentido, é preciso observar a cultura de consumo - se são impressos muitos contratos, apresentações, relatórios. E até mesmo qual o índice de impressões erradas que geram consumo duplo, e às vezes até triplo. 

Esse pode ser o primeiro passo para uma cultura de redução

Crie uma campanha de redução
Divulgue números reais sobre os gastos da sua empresa. Faça seus colaboradores conhecerem seu consumo individual e entenderem dados como quantos pacotes de papéis são utilizados pela empresa mensalmente, qual a taxa de desperdício, qual o setor que mais gasta e quanto vocês pretendem economizar a partir daquele momento. É importante que seja estabelecida uma meta de redução de desperdício por setor. Feita a campanha, monitore o funcionamento dela e atualize os setores informando possíveis reduções de custos. 

Faça ajustes no seu consumo
Incentive pequenas atitudes que fazem toda a diferença. Você pode ir aos poucos incentivando mudança de hábitos como ler documentos pela tela do computador, imprimir frente e verso, não utilizar nunca – ou quase nunca – impressões coloridas, exigir o uso de senhas na hora de enviar algum documento para imprimir.

Mudando atitudes como essa, os números que você vai apresentar na sua gestão serão gratificantes e significativos. 

Faça o acompanhamento do consumo
Não adianta só mudar e não controlar, por isso adote um sistema de gerenciamento que te permita ter visibilidade de toda a sua cultura de consumo. Com softwares de gestão você consegue controlar quem está consumindo e não tem necessidade, quem está consumindo além do que foi estabelecido na meta, além de descobrir se existem impressoras com sobre uso (e o contrário também).

O Total Web Manager, por exemplo, entrega essas respostas por uma plataforma digital para desktop, tablets e smartphones. Essa plataforma consolida todas as suas informações de despesas de TI e ainda te permite encontrar oportunidades reais de redução, tudo isso integrado ao seu ERP.

TWM - Telecom Web Manager

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